Knowledge Work System adalah aplikasi komputer yang dirancang untuk membantu “knowledge workers ” (profesional yang menggunakan informasi sebagai input utama mereka dan yang utama produk informasi yang distilasi) untuk menangkap dan mengatur informasi pekerjaan aktivitas, dan untuk belajar, memprioritaskan , dan melaksanakan tugas-tugas mereka lebih efisien dan efektif. KWS mengintegrasikan metode dan teknologi dari disiplin ilmu manajemen informasi, alur kerja, penjadwalan kerja, agen perangkat lunak, dan pengukuran kerja menjadi “Dukungan Kinerja Lingkungan.” KWS meningkatkan produktivitas dengan memberikan informasi tugas spesifik yang diperlukan, dan dengan berasosiasi semua alat otomatis, agen perangkat lunak, dan referensi dokumen multimedia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
KWS adalah “groupware” dirancang untuk digunakan oleh kelompok kerja kolaboratif. Proses dapat ditugaskan di seluruh organisasi untuk mendukung manajemen matrixed. Knowledge workers dapat menetapkan tugas-tugas untuk diri mereka sendiri, untuk knowledge workers lain, atau sekelompok knowledge workers . KWS meningkatkan koordinasi workgroup dengan memungkinkan knowledge workers untuk mengambil dan memperbarui tonggak, penyelesaian tugas, dan informasi prioritas status.
KNOWLEDGE WORKERS AND KNOWLEDGE WORK
Knowledge workers biasanya memiliki tingkat pendidikan yang tinggi dan keanggotaan dalam organisasi profesional dan sering diminta untuk melakukan penilaian independen sebagai aspek rutin dari pekerjaan mereka. Misalnya, Knowledge workers membuat produk baru atau menemukan cara untuk meningkatkan yang sudah ada. Knowledge workers melakukan tiga peran kunci yang penting bagi organisasi dan bagi manajer yang bekerja di dalam organisasi:
- Mempertahankan organisasi saat ini dalam pengetahuan saat berkembang di dunia luar — dalam teknologi, sains, pemikiran sosial, dan seni
- Berfungsi sebagai konsultan internal mengenai bidang pengetahuan mereka, perubahan yang terjadi, dan peluang
- Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, memulai, dan mempromosikan proyek perubahan
Sebagian besar knowledge workers mengandalkan sistem kantor, seperti
pengolah kata, pesan suara, email, konferensi video, dan sistem
penjadwalan, yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas pekerja di
kantor. Namun, knowledge workers juga membutuhkan sistem kerja
pengetahuan yang sangat khusus dengan grafik yang kuat, alat analitis,
dan komunikasi dan kemampuan manajemen dokumen.
Sistem ini membutuhkan
daya komputasi yang cukup untuk menangani grafik canggih atau
perhitungan rumit yang diperlukan untuk knowledge workers seperti
peneliti ilmiah, perancang produk, dan analis keuangan. Karena knowledge workers sangat terfokus pada pengetahuan di dunia eksternal, sistem ini juga harus memberi pekerja akses cepat dan mudah ke database eksternal.
Mereka biasanya menampilkan antarmuka yang ramah pengguna yang memungkinkan pengguna untuk melakukan tugas-tugas yang diperlukan tanpa harus menghabiskan banyak waktu mempelajari cara menggunakan sistem. Pekerja berpengetahuan tinggi terbuang untuk menghabiskan waktu bagi pekerja berpengetahuan terlalu mahal.
Workstation pengetahuan sering dirancang dan dioptimalkan untuk tugas-tugas spesifik yang harus dilakukan; jadi, misalnya, seorang insinyur desain memerlukan pengaturan stasiun kerja yang berbeda dari seorang analis keuangan. Insinyur desain membutuhkan grafik dengan daya yang cukup untuk menangani sistem CAD tiga dimensi (3-D). Namun, analis keuangan lebih tertarik pada akses ke sejumlah besar database eksternal dan database besar untuk secara efisien menyimpan dan mengakses sejumlah besar data keuangan.
CONTOH KNOWLEDGE WORK SYSTEMS
Aplikasi pekerjaan pengetahuan utama meliputi sistem CAD, sistem realitas virtual untuk simulasi dan pemodelan, dan workstation keuangan. Computer-aided design (CAD) mengotomatiskan pembuatan dan revisi desain, menggunakan komputer dan perangkat lunak grafik yang canggih. Menggunakan metodologi desain fisik yang lebih tradisional, setiap modifikasi desain memerlukan cetakan yang akan dibuat dan prototipe yang akan diuji secara fisik. Proses itu harus diulang berkali-kali, yang merupakan proses yang sangat mahal dan memakan waktu.
Menggunakan CAD workstation, perancang hanya perlu membuat prototipe fisik menjelang akhir proses desain karena desain dapat dengan mudah diuji dan diubah pada komputer. Kemampuan perangkat lunak CAD untuk memberikan spesifikasi desain untuk proses perkakas dan pembuatan juga menghemat banyak waktu dan uang sambil menghasilkan proses pembuatan dengan masalah yang jauh lebih sedikit. Sesi Interaktif tentang Teknologi menggambarkan beberapa manfaat ini, dan menunjukkan bagaimana mereka dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif.
Sistem CAD mampu memasok data untuk pencetakan 3-D, juga dikenal sebagai manufaktur aditif, yang menggunakan mesin untuk membuat benda padat, lapis demi lapis, dari spesifikasi dalam file digital. Pencetakan 3-D saat ini digunakan untuk memproduksi prototipe dan barang-barang kecil, seperti perhiasan dan implan pinggul, serta bagian-bagian pesawat terbang. Di masa depan, itu dapat digunakan untuk suku cadang yang dibuat khusus untuk mobil dan peralatan militer. Sistem realitas virtual memiliki kemampuan visualisasi, rendering, dan simulasi yang jauh melampaui sistem CAD konvensional.
Mereka menggunakan perangkat lunak grafik interaktif untuk membuat simulasi yang dihasilkan komputer yang sangat dekat dengan kenyataan sehingga pengguna hampir percaya bahwa mereka berpartisipasi dalam situasi dunia nyata. Dalam banyak sistem realitas virtual, pengguna menggunakan pakaian khusus, tutup kepala, dan peralatan, tergantung pada aplikasinya. Pakaian itu mengandung sensor yang merekam gerakan pengguna dan segera mengirimkan informasi itu kembali ke komputer. Misalnya, untuk berjalan melalui simulasi realitas virtual sebuah rumah, Anda perlu pakaian yang memantau gerakan kaki, tangan, dan kepala Anda. Anda juga membutuhkan kacamata yang berisi layar video dan terkadang lampiran audio dan sarung tangan perasaan sehingga Anda dapat terbenam dalam umpan balik komputer.
Sistem CAD mampu memasok data untuk pencetakan 3-D, juga dikenal sebagai manufaktur aditif, yang menggunakan mesin untuk membuat benda padat, lapis demi lapis, dari spesifikasi dalam file digital. Pencetakan 3-D saat ini digunakan untuk memproduksi prototipe dan barang-barang kecil, seperti perhiasan dan implan pinggul, serta bagian-bagian pesawat terbang. Di masa depan, itu dapat digunakan untuk suku cadang yang dibuat khusus untuk mobil dan peralatan militer. Sistem realitas virtual memiliki kemampuan visualisasi, rendering, dan simulasi yang jauh melampaui sistem CAD konvensional.
Mereka menggunakan perangkat lunak grafik interaktif untuk membuat simulasi yang dihasilkan komputer yang sangat dekat dengan kenyataan sehingga pengguna hampir percaya bahwa mereka berpartisipasi dalam situasi dunia nyata. Dalam banyak sistem realitas virtual, pengguna menggunakan pakaian khusus, tutup kepala, dan peralatan, tergantung pada aplikasinya. Pakaian itu mengandung sensor yang merekam gerakan pengguna dan segera mengirimkan informasi itu kembali ke komputer. Misalnya, untuk berjalan melalui simulasi realitas virtual sebuah rumah, Anda perlu pakaian yang memantau gerakan kaki, tangan, dan kepala Anda. Anda juga membutuhkan kacamata yang berisi layar video dan terkadang lampiran audio dan sarung tangan perasaan sehingga Anda dapat terbenam dalam umpan balik komputer.
Knowledge worker systems
Fokus manajemen pengetahuan adalah pada proses dan prosedur untuk memperoleh, membuat dan berbagi informasi, dan fondasi budaya dan teknis yang mendukungnya. Aspek manajemen pengetahuan meliputi
- Orang: kemampuan individu dalam suatu organisasi untuk memengaruhi orang lain dengan informasi mereka.
- Proses: metode bervariasi dari organisasi ke organisasi, untuk mengumpulkan dan menggunakan informasi.
- Teknologi: sistem yang mendasari untuk menerapkan inisiatif manajemen pengetahuan.
Informasi dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dan pekerja pengetahuan. Kompetensi organisasi dan perusahaan yang padat pengetahuan dapat memisahkan perusahaan mereka dari pesaing mereka. "Konsep pengetahuan itu kompleks dan relevansinya dengan teori organisasi tidak cukup dikembangkan" (Blackler, 1995, p. 1021). "Sistem kerja pengetahuan menghadapi orang dengan cara mereka berpikir, sering menunjukkan varians atau ketidaksempurnaan dalam dinamika manusia yang membatasi tingkat atau kualitas produksi informasi" (Pasmore & Purser, 1993, hal. 78).
Teknologi kerja pengetahuan sulit dipahami dan tertanam di kepala para spesialis. Sistem informasi perlu mendukung lima citra pengetahuan termasuk yang berurat berakar, terwujudkan, di-enkulturasi, tertanam dan di-enkode.
Tujuan Knowledge Management
Tujuan dari knowledge management adalah sebagai berikut :
Tujuan dari knowledge management adalah sebagai berikut :
- Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan dengan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks lainnya, sehingga perusahaan juga bisa menghemat waktu dan biaya yang ada.
- Peningkatan asset pengetahuaan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan bagi setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan dilingkungan perusahaan akan meningkat, dan pada akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setip karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
- Kemampuan beradaptasi. Sebuah perusahaan akan dapat dengan mudah berdaptasi denfan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi disekitarnya.
- Peningkatan produktifitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari sebuah persuhaan akan meningkat.
Manfaat Knowledge Management
Knowledge management memberikan beberapa manfaat sebagai berikut :
Knowledge management memberikan beberapa manfaat sebagai berikut :
- Meningkatkan pemgambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang diambil berdasarkan informasi serta pengalaman yang sudah ditinjau dari berbagai aspek.
- Meningkatkan efisiensi kerja dan proses. Efisiensi kerja dan proses selalu dievaluasi agar sebuah organisasi dapat bekerja lebih cerdas dan memanfaatkan waktunya dengan baik.
- Meningkatkan respon terhadap pelanggan. Respon terhadap pelanggan tidak hanya menjadi tanggung jawab bagi customer service saat ini tetapi juga menjadi bagian dari tanggung jawab perusahaan.
- Meningkatkan jumlah produk atau jasa serta meningkatkan kemampuan didalam berinovasi. Yaitu bagaimana penciptaan sebuah invoasi bukan hanya menjadi tanggung jawab dari para peneliti dan pegembang dan sudah menjadi bagian dari tanggung jawab sebuah perusahaan dalam upaya pengembangan suatu produknya.
Target-Target Knowledge Management
Target dari knowledge management untuk sebuah perusahaan yaitu :
Target dari knowledge management untuk sebuah perusahaan yaitu :
- Menjadi yang pertama dan terbaik dikelasnya dalam memenuhi kebutuhan dan aspirasi konsumen
- Menjadi rekan yang utama bagi pelanggan, konsumen dan komunitas.
- Menghilangkan kegiatan yang tidak bernilai tambah dari segala proses
- Menjadi perusahaan terpilih bagi orang-orang dengan kinerja yang tinggi
- Bertujuan meningkatkan target pertumbuhan yang menguntungkan dan memberikan imbalan diatas rata-rata karyawan dan pemegang saham.
Implementasi Knowledge Management
Knowledge Management terlihat simple, tetapi bisa memberikan kontribusi dan inspirasi bagi suatu perusahaan dan dalam mengembangkan perusahaan tersebut kea rah yang lebih terstuktur, bersaing dan maju.
Teknik knowledge management bagi kebutuhan bisinis adalah bagaimana suatu perusahaan dapat tetap melayani kebutuhan pelanggannya dengan melakukan beberapa hal berikut :
- Mendapatkan informasi
- Meningkatkan keluwesan dan adaptasi perusahaan
- Beroperasi dengan fixed assets dan overhead
- Sumber daya manusia, persediaan dan fasilitas yang optimal
- Menciptakan berbagai knowledge dan terus belajar
- Memberdayakan karyawan
- Melakukan perubahan-perubahan/inovasi
- Memperpendek waktu produksi agar lebih efektif
- Menghasilkan produk yang bermutu dan dapat bersaing
- Mempercepat atau memberikan pelayanan yang nyaman
Intinya service kepada pelanggan mustahil bisa dicapai apabila focus perusahaan sendiri tidak jelas. Selain itu perusahaan tidak akan bisa berkembang, hanya mamppu bertahan sambil menunggu waktu dikejar oleh para pesaingnya.
Masalah Knowledge Management
Masalah yang sering dihadapi oleh banyak perusahaan dalam penerapan knowledge management adalah potensi sumber daya pengetahuan sebagai intangible asset perusahaan yang belum dapat dioptimalkan dan dieksplorasi dengan baik. Maka dari itu sebuah perusahaan memerlukan adanya suatu metode yang dapat dikelola menjadi asset capital agar dapat dikomunikasikan dan digunakan bersama antar individu/instasi terkait. Pengetahuan dalam kapasitasnya itu sebagai pendukung dari kebijakan dan pemgambilan keputusan yang perlu disimpan dakam repository secara terstruktur.
Bagaimana kita membangun suatu budaya knowledge sharing dalam rangka meningkatkan peningkatan kinerja karyawan didalam perusahaan ? dan knowledge apa yang dibutuhkan oleh perusahaan ? Untuk membantu sebuah perusahaan mengindentifikasikan pengetahuan apa yang harus dimiliki dan yang sudah dimiliki. Dan dari analisis tersebut dikatakan/diperoleh peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan perushaan untuk menghindari ancaman yang dapat mengganggu kinerja dari sistem kerja perusahaan tersebut.
Faktor-faktor yang menjadi kunci sukses merupakan factor yang kritis yang harus sangat diperhatikan oleh semua perusahaan yang ingin beroperasi didalam suatu industri. Dan dari factor kunci sukses tersebut dijadikan sebaagai kriteria bagi perusahaan agar dapat melakukan evaluasi-evaluasi terhadap perusahaannya. Evaluasi internal perusahaan ini akan menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan dan tak ketinggalan pula ada kelemahan-kelemahan yang harus diperbaiki dari analisis perusahaan supaya menjadi lebih baik.
Selanjutnya strategi perusahaan akan langsung dipaparkan menjadi hal-hal yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu tiga sampai lima tahun kedepan. Sementara itu nilai tambah dan kelemahan perusahaan akan dipaparkan supaya bisa menjadi hal-hal yang dapat dilakukan oleh perusahaan pada saat ini. Sedangkan yang harus diperbaiki adalah bagaimana staregi yang dipakai untuk mencipatakan nilai-nilai yang mampu meningkatkan efektivitas dan produktivitas intelektual organisasi agar bisa menjadi lebih kompetitif dan dapat berperan secara optimal.
Solusi Knowledge Management
Solusi dari knowledge management adalah bagaimana manajemen SDM perlu menananmkan nilai-nilai kepemimpinan yang tujuannya menekankan pentingnya akurasi dan bekerja sesuai dengan target yang sudah ditentukan dan jelas, serta mempunyai visi kedepan dan mampu membaca situasi agar operasional dapat berjalan dan tidak hanya mengikuti aturan, akan tetapi memiliki maksud untuk mencapai suatu tujuan yang sudah diharapkan serta memiliki pengetahuan yang bagus dalam hal melakukan koordinasi dengan unit lainnya.
Penerapan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
Unilever Indonesia didirikan pada tanggal 5 Desember 1933 sebagai Zeepfabrieken N.V. Lever. Pada tanggal 22 Juli 1980 nama perusahaan diganti menjadi PT Lever Brothers Indonesia dan pada tanggal 30 juni 1997 perusahaan kembali mengganti nama menjadi PT Unilever Indonesia Tbk.
Produk-produk Unilever Indonesia mencakup brand-brand ternama yang disukai didunia seperti Pepsodent, Lux, Lifeboy, Dove, Rexona, Sunsilk, Vaseline, Rinso dan masih banyak jenis produk lainnya.
PT Unilever Indonesia Tbk adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang berhasil dalam penerapan knowledge management. Misi dari Unilever Indonesia ini sendiri adalah “meningkatkan vitalitas hidup”, hal ini dapat dilihat dari produk-produk yang inovatif unggul dan ekonomis. Dan selama ini tujuan dari Unilever Indonesia tetap sama yaitu dimana kami bekerja untuk mencipatakan masa depan yang lebih baik setiap hari, membuat pelanggan merasa nyama, berpenampilan baik dan lebih menikmati kehidupan lewat brand dan jasa yang kami berikan dan bisa bermanfaat bagi konsumen.
Saham dari Unilever Indonesia pertama kali ditawarkan kepada masyarakat pada tahun 1981 dan tercatat di Bursa Efek Indonesia sejak 11 januari 1982, pada akhir tahun 2011 saham dari Unilever Indonesia menempati peringkat keenam kapitalisasi pasar terbesar di Bursa Efek Indonesia.
Dari PT Unilever Indonesia ini memiliki 2 anak perusahaan yaitu : PT Anugrah Lever dan PT Technopia Leber yang dimana mereka bergerak dibidang distribusi ekspor dan impor produk dengan merek Domestos Nomos.
Bagi Unilever sendiri, SDM itu adalah pusat dari seluruh aktivitas perusahaan, dimana mereka memberikan prioritas kepada mereka dalam mengembangkan sisi profesionalisme, keseimbangan kehidupan dan kemampuan mereka untuk ber-kontribusi pada perusahaan. Unilever Indonesia memiliki lebih dari 6000 karyawan yang tersebar di seluruh nutrisi.
Unilever Indonesia memiliki 6 pabrik yang berada dikawan industry Jababeka, cikarang, bekasi dan pabrik dikawasan industry Rungkut, Surabaya dengan kantor pusat yang berada di Jakarta. Produk yang dimiliki berjumlah sekitar 43 brand utama dan 1000 SKU, yang dipasarkan melalui jaringan yang melibatkan sekitar 500 distributor independen yang menjangakau ratusan toko yang tersebar diseluruh Indonesia. Produk tersebut didistribusikan melalu pusat distribusi milik sendiri, gudang tambahan depot dan fasilitas distribusi lainnya.
Unilever Indonesia sebagai perusahaan yang mempunyai tanggung jawab social yaitu dengan menjalankan program Corporate Social Responsibility (CSR) yang luas, Keempat pilar programnya adalah Lingkungan Nutrisi Higiene dan Pertanian Berkelanjutan. Program CSR termasuk diantara lain kampanye mencuci tangan dengan sabun (Lifeboy), program edukasi kesehatan gigi dan mulut (Pepsodent), program pelestarian makanan tradisional inonesia (Bango) serta program memerangi kelaparan untuk membantu anak Indonesia yang kekurangan gizi (Blueband).
Visi dan Misi PT Unilever Indonesia
Visi dari pada Unilever adalah “To become the first choice of consumer, costumer and community” yaitu menyediakan produk bermerek dan pelayanan secara konsisten dengan menawarkan dari segi harga dan produk yang berkualitas serta aman untuk dipakai oleh konsumen.
Misi Unilever yaitu :
- Ingin menjadi yang pertama dan terbaik dikelasnya untuk memenuhi kebutuhan konsumen
- Menjadi rekan yang utama dan terbaik bagi pelanggan, konsumen dan komunitasnya
- Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah dari segala proses
- Menjadi perusahaan yang terpilih dengan orang-orang berkinerja tinggi/
- Berusaha untuk menigkatkan target pertumbuahn yang menguntungkan dan memberikan imbalan yang sesuai untuk karyawan dan pemegang saham.
- Mendapatkan kehormatan karena integritasnya yang tinggi didalam membantu masyarakat dan lingkungan hidup
Penerapan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
Penerapan knowledge management yang dilakukan oleh PT Unilever Indonesia adalah
- Komunikasi pemasaran yang bersifat One-Voice
- Pengembangan SDM
- Budaya Coaching
- Budaya Sharing Knowledge
- Suatu achievement bagai management dan karyawan yang berkontribusi dalam membagi pengetahuan dan pengalamannya.
- Retrospect berupa program penulisan tacit yang diperoleh dari pengalamannya dan dianggap baik terus akan dipublikasikan didalam situs department mereka.
- SOLAR (Share of Learning and Discussion) yang dimana pemimpin perusahaan Uniliver Indonesia dari luar dating sebagai narasumber untuk membagikan pengetahuan dan pengalamannya.
- Good idea. Ini merupakan inisiatif yang memfasilitasi karyawan untuk menyampaikan suatu ide sederhana yang dapat menguntungkan perusahaan dari berbagai sisi.
PT Unilever Indonesia menjalanlan system IMC (Integrated Marketing Communication) yaitu strategi ini menjelaskan bahwa perusahaan akan menggabungkan semua sarana komunikasi untuk menyampaikan pesannya dengan jelas serta juga sebagai cara agar bisa lebih dekat dengan customer supaya customer juga bisa lebih mengenal produk dari perusahaan tersebut.
Fasilitas untuk Knowledge sharing
Fasilitas yang digunakan oleh Unilever Indonesia adalah :
- Learnng Centre di Mega Mendung puncak seperti e-learning.
- Knowledge Club Online dan Online Library seperti perpustakaan online.
- Intranet yang berisi semua informasi perusahaan terutama yang berhubungan dengan kinerja perusahaan.
Implementasi knowledge management bagi suatu perusahaan itu sangat diperlukan karena akan memberikan suatu dapat positif pada proses bisnisnya secara langsung maupun tidak. Dan ini dibawah ini ada beberapa manfaat knowledge management bagi perusahaan Unilever :
- Adanya pengehematan waktu dan biaya. Yaitu bagaimana perusahaan memanfaatkan waktu dan biaya yang ada untuk melakukan hal-hal yang berdampak positif bagi perusahaan.
- Peningkatan pada asset pengetahuan. Yaitu dimana untuk membantu para karyawan agar bisa lebih kreatif dan bisa berinovasi dalam pengembangan produk untuk perusahaan.
- Peningkatan kemampuan beradaptasi terhadapat lingkungan bisnis yang terjadi.
- Peningkatan produktifitas. Yaitu sebuah pengetahuan yang sudah ada akan digunakan untuk pengembangan produk lain sehingga produktifitas dari sebuah perusahaan akan terbantu dan meningkat.
Disini akan dipaparkan salah satu keunggulan dari Unilever Indonesia didalam pengembagan knowledge management maupun Learning Organization yang mampu menciptakan berbagai program pembelajaran yang unik dan menarik untuk diamati. Awalnya program semacam ini merupakan usul dari karyawan dan telah menjadi sebuah ide yang seacara tidak sengaja yang disampaikan dalam pembahasan dan hasil dari ide tersebut akan dianalisa sebgai kebutuhan untuk memafaatkan berbagai media yang ada untuk peningkatan perusahaan.
ConversionConversion EmoticonEmoticon